Il software applicativo viene definito per differenza rispetto al sistema operativo (detto anche software di base), in quanto è costituito da tutti i programmi, sviluppati nei vari linguaggi, che non fanno parte del sistema operativo del computer. Una classe particolarmente importante, con l’avvento dei Personal Computer, è il cosiddetto software per la produttività personale, che comprende i programmi come gli elaboratori di testi, i fogli di calcolo, i programmi per la posta elettronica.
Un elaboratore di testi permette di memorizzare in un file un documento testuale, al cui interno è però possibile inserire oggetti più complessi, come immagini, tabelle, grafici, istantanee di schermate ecc. I moderni elaboratori di testi possiedono anche caratteristiche avanzate, come la correzione ortografica e grammaticale in più lingue e la possibilità di esportare il file di testo in altri formati, utili per scambiare informazioni tra programmi applicativi diversi o generare versioni del documento più adatte ad altri scopi o ambienti, come la stampa o la pubblicazione sul Web.
I fogli di calcolo (detti anche fogli elettronici), invece, consentono di inserire e organizzare in un file dati testuali e/o numerici, con la classica struttura tabellare di righe e colonne. La peculiarità di un foglio elettronico è che la cella può contenere anche formule, per esempio la formula che indica che il contenuto della cella deve essere la somma dei contenuti di un gruppo di celle. In tal modo è possibile simulare situazioni molto complesse: variando i dati di una cella varieranno tutti i valori a essa collegati; per esempio, si possono realizzare modelli economici e simulare cosa accadrebbe al mutare del valore di certe variabili. Accanto alle più semplici funzioni di ordinamento dei dati e alla visualizzazione in forma grafica, alcuni fogli elettronici prevedono la possibilità di usare funzioni statistiche complesse, filtrare (ovvero selezionare) i dati secondo particolari criteri specificati dall’utente o proteggere i documenti con password.
I software di posta elettronica sono generalmente programmi client che si connettono a server di posta elettronica per leggere i messaggi inviati all’utente presso una o più caselle di posta elettronica e per inviare messaggi ad altri utenti.
Molti programmi differenti di produttività personale sono spessi riuniti in pacchetti completi, che vengono detti suite (per esempio la Suite di Office).
Per quanto riguarda il diritto di utilizzare i programmi dei software applicativi, si distinguono due grandi classi: software proprietario, ovvero commercializzato da aziende informatiche e il cui utilizzo è subordinato all’acquisto di licenze d’uso, e software libero, molte volte anche gratuito, che l’utente è libero di installare, ma anche modificare e ridistribuire a sua volta.
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