Pianificazione indica la definizione di quando svolgere un’attività o un insieme di attività. La pianificazione della giornata deve essere l’obiettivo di chi vuole avere un’ottima gestione del tempo. Pianificare sembra facile e in effetti molti lo risolvono con un elenco di “cose da fare” che compare in bella vista nell’agenda elettronica o cartacea. Quindi prima cosa da capire è che
l’elenco è una condizione necessaria.
Operare a caso, a seconda del tempo che resta, con in testa solo le cose importantissime non può rappresentare una soluzione valida per chi vuole essere efficiente. Se non siete persone che nella giornata hanno solo una o due cose da fare, l’elenco fatelo, anche su un pezzo di carta, ma fatelo!
Molti elenchi sono però scorretti nell’ottica di una buona gestione. Vediamo gli errori più comuni.
Non si considera la vita privata – L’agenda serve solo per il lavoro e al più entrano scorci di vita privata che interferiscono con le ore lavorative (andare a prendere il bimbo a scuola). Questa soluzione porta spesso a trascurare la propria vita privata. Se io scrivo sull’agenda che alle 18 vado in palestra, alzo psicologicamente il valore dell’azione e sono più propenso a tagliare eventuali azioni lavorative, spostandole al giorno successivo. Non scriverlo, di fatto, psicologicamente significa abbassare la priorità della palestra.
Non avere azioni fisse – Ovviamente se si ha una vita con scorci fissi nei quali si fanno sempre le stesse azioni, non è necessario scriverle sull’agenda. Per esempio, se la sera si passa sempre in famiglia, si potrà limitarsi a scrivere solo le uscite da questa routine (per esempio: cena con amici). Molti non hanno azioni fisse, preferendo mantenersi flessibili. In realtà, la flessibilità non paga perché è una variabile che porta ogni volta a decisioni dell’ultimo momento. Ricordo che quando si giocava a basket nella mitica palestra della Casa dello Studente ci si dava appuntamento il lunedì alle 18. C’erano due gruppi di partecipanti: quelli che c’erano sempre, per cui l’appuntamento era un’azione fissa, e quelli “flessibili” che, a poco a poco, non si vedevano più perché ogni volta capitava qualcosa! Identificate delle azioni fisse, quelle che devono esserci a qualunque costo. Chi non ne ha deve riflettere sul fatto che la sua vita non è certo zeppa di eventi importanti.
Non considerare la priorità delle azioni – Un errore molto comune nella pianificazione delle attività. Nell’elenco finiscono cose che hanno bassa priorità. Questo non è un problema se il tempo a disposizione è molto, ma lo diventa quando si è tirati. Sinteticamente esistono azioni ad alta priorità (da fare nel giorno, per esempio gli appuntamenti fissati e non procrastinabili), a media (cose da fare, ma non necessariamente oggi), a bassa (quelle da fare prima o poi…); è importante capire a quale categoria appartenga un’azione per poter risistemare la giornata in caso di imprevisti o ritardi. Incaponirsi a fare cose a media o bassa priorità quando c’è poco tempo può portare al crash della nostra gestione. Un errore nella priorità delle azioni è non capire quali azioni lavorative siano necessarie e quali solo consigliate; analogamente, nella vita privata la priorità di un semplice hobby non può essere paragonata a quella di un oggetto d’amore (passione).
Decidere all’ultimo momento – In sostanza nell’elenco compaiono molti punti interrogativi: faccio o non faccio quella cosa? Chi sa gestire bene il proprio tempo pianifica e non lo fa all’ultimo momento. Ci sono persone che nemmeno nella loro vita privata sanno pianificare, devono decidere sempre all’ultimo momento. Oltre a perdere opportunità (non è detto che al momento della decisione siano ancora validi i presupposti della stessa!), ci si predispone a bloccare spazi che poi magari non vengono usati. In sostanza non è il modo più efficiente di pianificare.
Avere un elenco impossibile – L’abitudine di renderlo troppo zeppo di azioni, sapendo già che non si riuscirà a onorarle. Per alcuni è il modo migliore per “fare il più possibile”, in realtà, oltre a essere molto stressante, è anche il modo per fare tanto, ma male. Se scoprite che spesso non riuscite a “chiudere” l’elenco nella giornata, è opportuno chiedersi come fare per avere un ritmo più tranquillo, eliminando rami secchi o poco interessanti.
