Nella gestione del tempo un’azione produce un effetto diretto e voluto, mediante un nostro pieno coinvolgimento. Le azioni sono cioè il fine del nostro agire, mentre le attività di gestione sono piuttosto dei mezzi (anche se non sempre è chiara la suddivisione). Effettuare il backup di dati importanti è un’attività di gestione, pubblicare una pagina su un sito web è un’azione.
Le azioni che comportano un progetto (per esempio costruire una casa) sono super-azioni e non sono oggetto di questo articolo, perché esistono strumenti molto sofisticati per gestire progetti di una certa complessità. Possiamo definire azioni semplici quelle che terminano nella giornata: un appuntamento di lavoro, l’allenamento in palestra, la visione della puntata della nostra serie tv preferita ecc.
Nella gestione delle azioni cosa può andare storto? Quando pianifichiamo la giornata, non facciamo altro che stilare un elenco di azioni. Tralasciando errori di pianificazione (la priorità dell’azione), ecco i problemi principali legati all’azione in sé.
- La velocità di clock è troppo bassa per cui siamo perennemente in ritardo, l’azione sotto esame è svolta troppo lentamente: chiedersi come una persona efficiente risparmierebbe tempo!
- Abbiamo sbagliato il tempo assegnato all’azione. Caso classico è quello del medico che è sempre in ritardo perché fissa le visite ogni 40′ (forse per il suo desiderio di maggiori ricavi!), senza essersi mai accorto che la sua professionalità lo porta a una media di 50′ a visita: a fine giornata, l’ultimo paziente ha un ritardo di almeno un’ora.
- Ci perdiamo nei dettagli dell’azione (il classico “affogare in un bicchier d’acqua”), per esempio lo studente che deve preparare una ricerca perde troppo tempo nel selezionare fonti di fatto del tutto simili.
- Contrariamente a chi si perde nei dettagli, c’è chi si getta nell’azione senza prima un’analisi delle varie strategie per realizzarla, spesso scegliendo quella più istintiva, ma non la più efficiente.
- Introduciamo il nostro gradimento nello svolgere l’azione, penalizzando quelle che non ci piacciono e promuovendo oltre i meriti quelle che gradiamo. Se un’azione va fatta, è necessario affrontarla con imparzialità.
- Privilegiare il fare rispetto al fare bene. Un’azione porta a un risultato ed è questo che certifica la “fine” positiva dell’azione. Classico il caso dello studente che decide di studiare 20 pagine rileggendole svogliatamente tante volte, solo per “mettersi a posto la coscienza”.
- Si accettano nello svolgimento delle azioni difetti della propria personalità: così lo svogliato, ritardatario cronico, penserà che se all’appuntamento la controparte aspetta un quarto d’ora “non muore nessuno” (in realtà spesso ha già perso parte della sua credibilità); l’indeciso impiegherà sempre un tempo superiore al necessario, ma “essere proprio sicuri di quello che si fa è importante”; il vecchio farà di tutto per svolgere azioni a basso contenuto tecnologico ecc.
