Le interruzioni (imprevisti e nuove azioni) sono tipicamente
eventi che si verificano al di fuori del nostro controllo e che vengono a interferire sull’allocazione dei tempi.
Saperli gestire è fondamentale in un’ottima gestione del tempo. L’imprevisto blocca o ritarda ciò che stiamo facendo: un guasto al computer, la Rete non disponibile, la coda in autostrada a causa di un incidente ecc. La richiesta di una nuova azione è qualcosa che ci chiede di interrompere ciò che stiamo facendo per svolgere un altro compito.
L’imprevisto – Non tutti gli imprevisti sono eliminabili, ma sicuramente lo sono quelli risolvibili con la strategia di backup. X mi blocca mentre faccio Y, ricorro a Z che mi permette di continuare. Il termine backup è informatico, ma rende bene l’idea per ogni imprevisto. In informatica il concetto è reso per esempio dalla disponibilità di un’ulteriore unità (ovviamente, oggi che i dati si possono mettere in cloud, si può continuare a lavorare tranquillamente anche se il nostro portatile va KO), dalla disponibilità di due connessioni (di gestori diversi), di una batteria tampone ecc.
L’imprevisto si gestisce cioè con la disponibilità di un’alternativa; per esempio, se una strada è bloccata, chi è del posto spesso riesce a trovare un percorso alternativo. La predisposizione a trovare alternative è un plus per chi vuole essere in grado di gestire imprevisti; ovviamente le alternative vanno pensate e rese disponibili “prima” che un evento spiacevole si verifichi. A volte l’alternativa è semplicemente un cambio di programma, con una ridefinizione veloce di tutta la giornata.
La nuova azione – Di solito però l’interruzione (anche se viene chiamata impropriamente imprevisto) è dovuta alla “necessità” di una nuova azione: una telefonata non concordata come appuntamento telefonico, o la richiesta di informazioni, consigli o aiuto da parte di colleghi o conoscenti. A onor del vero, gli imprevisti sono piuttosto rari, mentre le “nuove azioni” (a volte in un ambito diverso) possono essere all’ordine del giorno. Le nuove azioni si risolvono con:
Non avere un filtro (classicamente una segretaria, ma si può costruire un filtro anche senza una persona fisica) e rispondere a tutte le chiamate sono errori devastanti. Vedremo negli ultimi due capitoli della gestione del tempo sia il filtro sia l’uso del cellulare (telefono).
Qui discutiamo soprattutto l’ultimo punto, spiegando di cosa si tratta. Spesso chi ci interrompe dà per scontato che “siamo disponibili”, ma mai ci interromperebbe se, per esempio, fossimo il presidente della Repubblica. In parole povere, poiché non possiamo farci passare per chi non siamo, possiamo però far presente a noi stessi e all’altro che ci attende un compito improrogabile. Questa strategia è quella che ho sempre usato per allenarmi tutte le sere. Molto spesso non viene attuata perché si sente la pressione dell’altro e, soprattutto in chi ha una scarsa autostima e una personalità debole, non si riesce a dire di no. Ma, ripeto, educatamente, si può chiudere subito l’interruzione. Se poi l’interruzione fosse per noi importantissima (nel negozio di arredamenti di Carlo entra Kate Middleton che vuole comprare una cucina da 30.000 euro) si può anche cedere, ma provate a chiedervi la reale utilità della nuova azione e vedrete che il più delle volte è solo una seccatura ed è necessario imparare ad abbassare fin quasi a zero la priorità delle seccature.
