I filtri sono uno strumento efficiente per contrastare le interruzioni (imprevisti), minacce importanti per la nostra gestione del tempo. Funzioni dei filtri sono:
- gestire l’interruzione in un tempo minore
- differire l’interruzione
- eliminarla del tutto.
Il filtro può essere realizzato in proprio (come avviene nella gestione del proprio cellulare o della segreteria telefonica) oppure essere realizzato da una terza persona, la classica segretaria (o segretario). Se si tratta di una persona, ha il compito di filtrare le telefonate, le richieste di appuntamento, in sostanza tutte le interruzioni che si possono verificare nella giornata. Il ruolo della segretaria è importante perché impedisce che sottraiamo il tempo d’ambito allocato per gestire l’interruzione. Naturalmente, non tutto dovrà essere filtrato e chi fa da filtro deve sapere stimare se l’interruzione può essere filtrata oppure no.
Pertanto, il soggetto filtrante deve avere una buona professionalità. Chi può permettersi una segretaria, deve fare molta attenzione alla sua scelta, valutandone non solo le capacità e l’efficienza, ma anche la sua attitudine a relazionarsi con flessibilità, fondamentali per valutare le situazioni reali e capire ciò che occorre filtrare.
Un buon filtro non dovrebbe mai “mancare il filtraggio”. Cosa vuol dire “mancare il filtraggio? Non solo passare interruzioni a bassa priorità o non passare interruzioni ad alta priorità, ma anche e soprattutto “lasciare a noi la decisione se accettare o no l’interruzione”: “dottore, c’è in linea X che chiede se il progetto è pronto.”. Questo è un cattivo filtraggio (fa sapere che il dottore potrebbe rispondere personalmente, che è “libero”), spesso dovuto al fatto che si considera il filtro persona di scarso livello, con zero autonomia decisionale. Risposta valida alla telefonata di X è (ammesso che il filtro non conosca lo stato del progetto): “il dottor Bianchi ora è impegnato, se vuole la faccio richiamare a breve”. Si sente il dottore e poi la risposta la dà il filtro! Bianchi perde pochi secondi per rispondere alla segretaria (sì, no oppure sarà pronto fra sette giorni ecc.), mentre se rispondesse direttamente al telefono, anche per sola cortesia, perderebbe almeno cinque minuti.
Ovviamente il filtro non riguarda solo le telefonate, ma anche le visite, che vanno gestite nello stesso modo (“il dottor Bianchi è con una persona, se vuole, riferisca a me ecc.”), al più si può, in questo caso, visto che la persona è presente, chiedere all’occupatissimo dottore (che magari sta leggendo le ultime notizie del calcio mercato) informazioni su quanto richiesto dal visitatore e poi riferire. Si noti come anche l’ufficio del dottore diventi un filtro materiale, impedendo la vista di quello che sta realmente facendo.
Il filtro è cioè una “separazione”, una “barriera” che fa risparmiare tempo.
Troppe persone non usano i filtri perché hanno il terrore di perdere affari, di perdere occasioni, quando invece con un buon filtro potrebbero guadagnare moltissimo tempo, tempo da dedicare ad affari realmente interessanti.
Un autofiltro può considerarsi l’uso del cellulare, ma questo punto è così importante che richiede un capitolo a sé.
